Sharing Materi Perkuliahan Sarjana dan Pascasarjana: Mengenai materi Akuntansi, Ekonomi, Sistem Informasi, Teknik Informatika, Informasi Teknologi dan Pengetahuan Umum

Breaking

Jumat, 18 November 2016

Jawaban/Pembahasan Kasus CISCO SYSTEM (B): Sistem Pengendalian Manajemen

Cisco Systems (B)
Cisco systems hingga bulan Maret 2001 menikmati reputasi sebaga e-business paling canggih di dunia. Biasanya, bila segala sesuatu dapat dihubungkan dengan Web pada Cisco, segala sesuatu menjadi kenyataan. Meskipun perusahaan itu dapat dikatakan memiliki inovasi luar biasa, Cisco jauh dari memuaskan untuk dapat memelihara posisi kepemimpinannya sehubungan dengan praktek e-business.
Inovasi pada Cisco
            Lebih dari 30.000 karyawan dan karyawan baru yang masuk pada tingkat kurang lebih 3.000 percaturwulan (sejak musim panas tahun 2000), Cisco mungkin terlalu besar untuk menyebut dirinya sebagai perusahaan pemula. Namun, perusahaan ini lekat dengan banyak nilai yang umumnya ditonjolkan oleh perusahaan pemula. Nilai tersebut khususnya kecemasan yang mendalam terhadap politik birokrasi yaitu khawatir tentang siapa yang mendapatkan kepercayaan, siapa yang akan dipersalahkan, positioning dalam bagan organisasi, tunjangan, gelar, dan sebagainya.  Cisco menganut perubahan konfrontasi penciptaan nilai, memajukan lingkungan dimana gagasan dapat secara bebas diumumkan/disampaikan dan membangun semangat kerja tim yang dibangun atas kepercayaan.
            Sampai dengan tahun 1993, Cisco membiayai inisiatif e-business  dengan cara yang diterapkan di banyak perusahaan dewasa ini. Pendanaan datang melalui departemen teknologi informasi (TI), yang merupakan pusat biaya yang diakui secara akrual sebagai biaya overhead administrasi. Departemen tersebut dibiayai pada 0,75 persen dari pendapatan yang diperoleh Cisco.
            Pada tahun 1993, Cisco mengambil langkah untuk menyesuaikan tujuan-tujuan departemen TI dengan tujuan strategi perusahaan sebagai keseluruhan. Mekanisme pendanaan yang ada berarti inisiatif bisnis semuanya dievaluasi atas dasar pengurangan biaya, dan sering kali mengabaikan dampak pada penjualan, kepuasan pelanggan, atau mengikat mempertahankan karyawan.
            Cisco menciptakan sistem yang mendesentralisasikan investasi TI.Client Funded Model (CFM) baru ini memberi setiap manajer unit bisnis wewenang untuk membuat pengeluaran apapun yang bertanggung jawab untuk meningkatkan penjualan dan kepuasan pelanggan. Selain itu, struktur organisasi diubah sehingga TI memberikan laporan kepada kelompok baru yang disebut sebagai Customer Advocacy.
            Cisco tidak menjadi salah satu dari e-business yang paling canggih di dunia dengan menetapkan ini sebagai tujuan dan memaparkan usaha untuk mencapainya. Sebaliknya, perusahaan menerapkan sistem insentif yang berfokus pada kepuasan pelanggan dan membuat manajer untuk tetap bertanggung jawab. Dough Allred, SVP dari Customer Advocacy dan salah seorang arsitek dari mekanisme pendanaan TI terdesentralisasi, dimulai tahun 1993, yakin bahwa kunci untuk memelihara keuanggulan dalam e-business adalah fokus yang kuat pada pelanggan.
            Allred berpendapat bahwa ketika inisiatif mengalami kegagalan, mereka gagal dari sifat yang terlalu introvert yang terlalu erokus pada kecepatan dan efisiensi dengan melalaikan fokus pada pelanggan. Sistem pendanaan TI yang dikombinasikan dengan tekanan pada keakraban terhadap pelanggan hanya diterapkan sampai tahun 2001. Ketika organisasi sekarang menyediakan berbagai produk yang dapat disesuaikan pada ragam segmen pelanggan yang mengesankan dseluruh dunia, proses inovasi dalam Cisco menjadi sedikit kacau.
            Kekurangan inisiatif hampir tidak pernah terjadi, gagasan-gagasan baru muncul dimanapun. Ini dapat diakibatkan oleh budaya kewirausahaan yang kuat dan sistem kompensasi yang menyebarkan lebih dari 40% dari ops saham dibalik peringkat manajemennya. Mungkin benar bahwa karyawan Cisco tidak sabar untuk bekerja pada proyek e-business yang dirindukan dan merupakan sambutan dan kesempatan yang memotivasi untuk para ahli teknologi yang mungkin frustasi dengan kerja sehari-hari pada sistem yang lebih tua atau teknologi yang lebih tua juga.
            Sementara beberapa inisiatif  berasal dari kombinasi inspirasi, kreativitas, dan studi tren teknologi paling mutakhir, budaya Cisco yang berpusat pada pelanggan menjadi penting sekali. Manajer unit bisnis agresif untuk mencari umpan balik melalui berbagai mekanisme dan menggunakan proses umpan balik untuk menghasilkan inisiatif e-business baru.
            Dalam unit bisnis ada sedikit pedoman yang jelas tentang beberapa presentase staf yang seharusnya dialokasikan bagi proyej inovasi. Keputusan dibuat secara naluriah, dipengaruhi oleh kultur mengambil risiko, tetapi terhampat oleh kebutuhan untuk segera melayani pelanggan, dan kemampuan untuk menarik calon karyawan yang berkualitas secara cepat. Oleh karena itu, manajemen cenderung memiliki fokus jangka pendek.
            Pada waktu unit bisnis berdiri, kepala-kepala unit bisnis memutuskan bagaimana dan berapa banyak usaha harus dialokasikan untuk menggunakan inisiatif baru, mereka cenderung mendelegasikan kepada para ahli teknologi senior berapa proyek yang harus dilaksnakan. Proyek cenderung didekati secara inkremental dengan menunjuk sejumlah orang (5-10). Orang-orang ini membantu untuk melihat apa yang dipelajari, mungkin menghadapi percobaan dengan pelanggan terkemuka yang memiliki keunggulan, mungkin investasi sedikit lebih banyak dan sebagainya.
Inovasi Cisco Saat Ini
            Usaha Cisco dalam bidang platform perdagangan B2B (business to business) yang terstandarisasi mengilustrasikan proses inovasi perusahaan. Di masa lalu, Cisco telah melakukan otomasi proses pembelian untuk pelanggannya yang paling besar dengan menulis custom software yang mengintegrasikan sistem pembelian pelanggan dengan sistem manajemen order bagi Cisco. Untuk memperluas fungsionalitas ini pada pelanggan yang jauh lebih banyak. Sehubungan dengan konsorsium industri, Cisco dikenal sebagai RosettaNet yang mengembangkan protokol dan platform yang akan menyederhanakan proses dan meniadakan kebutuhan untuk solusi yang dapat disesuaikan (custom solution).
            Inisiatif yang muncul  dari staf pelayanan pelanggan, berfokus secara khusus pada perusahaan-perusahaan besar. Staff pelayanan ini melibatkan staf penasihat pelanggan dan organisasi TI untuk memperoleh kekuatan yang cukup untuk mendorong inisiatif ke depan. Selain itu,  TI berfungsi untuk membantu memperkenalkan konsorsium RosettaNet kepada karyawan Cisco. Biasanya inisiatif memepengaruhi beberapa bagian lain dari organisasi, khususnya sistem keuangan dan manufaktur. Akibatnya, staf pelayanan pelanggan perlu menjual inisiatif tersebut secara internal. Tujuan umum peningkatan kepuasan pelanggan mungkin sebagai pokok bagi pendekatan penjualan mereka, karena insentif kompensasi untuk manajer di seluruh organisasi terikat kepada kepuasan pelanggan. Bila inisiatif berlangsung dengan cara Cisco yang khusus, maka departemen TI akan mengasumsikan tanggung jawab untuk mengangkat konflik antardepartemen ketika sistem tersebut diimplementasikan.
Analisis Singkat sistem yang Berlaku Saat Ini
            Sistem yang terdesentralisasikan, dikombinasikan dengan tekanan untuk tetap dekat dengan pelanggan. Sejauh ini, sistem tersebut sangat sukses bagi Cisco. Namun ini tidak sempurna. Pertama, ketika perusahaan tumbuh, perusahaan menjadi lebih kompleks. Banyak hal dari organisasi tersebut terpengaruh ketika inisiatif baru diperkenalkan. Namun, tantangan utama yang harus dihadapi adalah tetap memiliki hubungan mempertahankan karyawan pada perusahaan pkesluruhan yang memamhami inisitatif saat ibi san implikasi inisiatif tersebut.  Selain itu, sesuatu yang umum untuk unit bisnis yang berbeda menggunakan inisiatif yang pada intinya sama. Konflik atau duplikasi sering terselesaikan oleh departemen TI ketika berbagai inisiatif sungguh diimplementasikan pada situs yang dimiliki Cisco.
            Inisiatif sering dipengaruhi oleh umpan balik pelanggan, maka inisiatif tersebut cenderung merupakan penambahan dan beragam dalam jangka pendek. Meskipun demikian, ada ketidakjelasan baik berupa banyak usaha ditujukan pada penciptaan inisiatif terobosan yang benar maupun tingkat usaha mana yang tepat. Pada kenyataannya, dengan kompetensi Cisco dalam mengidentifikasi, mengakuisisi, dan mengitegerasikan perusahaan kecil dengan teknologi inovatif dan karyawan yang berbakat.
Opsi yang Mungkin untuk Masa ang Akan Datang
            Tampak jelas bahwa alternatif pada sistem terdesentralisasi saat ini adalah jenis organisasi yang didesentralisasikan yang berfokus pada inovasi. Akan tetapi ada sejumlah cara yang dapat digunakan untuk mengkonfigurasikan bagan organisasi baru.
            Para eksekutif Cisco di tingkat konseptual memiliki kebanggaan setidaknya pada kemungkinan, yaitu:
1. Technology Research and Training Team (“think-tank” sentralisasi yang mengkaji teknologi yang muncul dan membuat para manajer bisnis memiliki pemahaman apa yang akan segera mungkin)
2. Venture Engineering Team (tim riset teknologi dan tim implementasi terpadu)
3. Interval Venture Capital Group (analisis bisnis teknologi dan tim pendanaan yang terpadu)
  
Pertanyaan:
  1. Jelaskan pendapat anda tentang cara yang digunakan oleh Cisco untuk membiayai inisiatif e-business-nya?

  • Sampai tahun 1993, Cisco membiayai inisiatif e-business-nya dengan cara serupa dengan apa yang diterapkan perusahaan pada umumnya. Pendanaan datang melalui departemen teknologi informasi (TI), yang merupakan pusat biaya yang diakui secara akrual sebagai biaya overhead administrasi, dimana departemen tersebut memperoleh dana 0.75% dari pendapatan yang diperoleh oleh Cisco.
  • Pada tahun 1993 Cisco telah mengambil beberapa langkah untuk menyesuaikan tujuan-tujuan departemen TI mereka dengan tujuan strategi perusahaan secara keseluruhan. Dimana dalam proses ini, semua inisiatif bisnis Cisco dievaluasi atas dasar pengurangan biaya, dengan seringkali mengabaikan dampaknya pada penjualan, kepuasan pelanggan dan karyawan

Menurut kami, tindakan yang telah dilaksanakan oleh Cisco kurang tepat. Hal ini dikarenakan dalam proses pengurangan biaya yang dilakukan oleh Cisco, mereka tidak melihat pada dampak yang akan muncul kedepanya, dimana pada kasus ini Cisco hanya fokus pada pengurangan biaya tanpa melihat dari aspek kepuasan pelanggan dan karyawan. Kami berpendapat bahwa:
  • Pengurangan biaya dapat dilakukan asalkan hal tersebut tidak berdampak pada kualitas produk yang dihasilkan. Dengan kualitas yang baik, maka tingkat kepuasan pelanggan dapat kita penuhi. Ketika kepuasan pelanggan dapat terpenuhi, maka hal tersebut akan meningkatkan penjualan Cisco.
  • Kami kurang setuju jika pengurangan biaya yang dilakukan juga berdampak pada kesejahteraan karyawan. Dampaknya dapat dilihat dari keluar masuknya karyawan Cisco. Diketahui pada tahun 2000 Cisco telah merekrut 3000 karyawan per catur wulan. Dengan sering merekrutnya pegawai ini sendiri akan membuat biaya yang dikeluarkan Cisco semakin tinggi, bukan membuat perusahaan ini dapat menghemat uang. Hal ini dikarenakan perusahaan akan mengelurkan dana yang tinggi untuk proses perekrutan tersebut dan tentunya perusahaan juga akan mengeluarkan dana lagi untuk mempersiapkan karyawan baru tersebut (seperti training karyawan baru). Selain itu, Cisco harus memahami bahwa kesejahteraan karyawan harus diutamakan. Ketika kesejahteraan mereka dipenuhi, hal ini akan berdampak pada kinerja karyawan tersebut. Tentunya dengan tingkat kesejahteraan yang tinggi akan akan memotivasi karyawannya untuk bekerja dengan maksimal, dan dampaknya pasti baik bagi perusahaan.
Maka dari itu, kami menyarankan pada Cisco bahwa meningkatkan jumlah pelanggan bukanlah faktor utama yang dapat digunakan untik menjaga keunggulan dan keberhasilan inisiatif bisnis mereka. Maka dalam proses pembiayaan inisiatif bisnisnya Cisco harus melihat dampaknya dari 3 aspek yaitu Tingkat penjualan dan kepuasan pelanggan, inovatif, dan kesejahteraan karyawan. Ketiga aspek tersebut akan saling berhubungan.

  1. Apakah anda beranggapan bahawa Cisco seharusnya memusatkan setiap aspek dari proses inovasinya?
Menurut kami Cisco seharusnya memusatkan setiap aspek dari proses inovasinya. Hal ini dilakukan agar inovasi yang dibuat oleh setiap departemen dapat dikumpulkan dan dipilih mana inovasi yang lebih baik dari sekian banyak inovasi, agar diterapkan di perusahaan dan memiliki fokus jangka panjang. Dan dengan adanya pemusatan atas setiap proses inovasi ini akan mempermudah terarahnya inovasi sehingga memberikan hasil yang baik untuk perusahaan. Namun jika proses inovasi tidak dipusatkan maka terlalu banyak inovasi yang dilakukan oleh perusahan sehingga hasilnya tidak maksimal.

  1. Manakah dari tiga kemungkinan di atas yang tampak paling tepat (atau dapatkan anda menyarankan kemungkinan yang berbeda)? Mengapa? Bagaimana anda mendefinisikan bagan khusus organisasi baru tersebut?
Dari tiga kemungkinan yang ada, kami memilih kemungkinan yang pertama yaitu Technology Research and Training Team. Teknologi ini dipilih karena sistem yang tersentralisasi akan mempermudah menyeleksi inovasi yang ada dan terpusat. Dengan teknologi ini setiap inovasi yang ada akan mudah dikaji oleh tim riset yang telah dibentuk dan akan diuji coba oleh tim khusus yang dibentuk untuk menjalankan uji coba atas inovasi yang telah dikaji sebelumnya. Setelah uji coba dirasa berhasil maka inovasi yang dipilih akan dikomunikasikan pada setiap pimpinan departemen, kemudian setiap departemen akan mensosialisasikan pada setiap anggota departemen masing-masing.

  1. Dapatkah Cisco mengukur usaha-usaha inovasinya? Mengikat kompensasi pada usaha-usaha ini? Apabila iya, bagaimana?
Cisco dapat mengukur usaha-usaha inovasi dan mengikat kompensasi pada usaha-usaha tersebut dengan cara:

                ·        Menghitung berapa banyak inovasi yang pernah ada.
·         Meningkatkan kesejahteraan karyawan
·         Melakukan survey ke pelanggan, semisal menyebarkan kuesioner pada pelanggan agar dapat mengetahui produk yang dipasarkan, disukai atau tidak, serta bermanfaat bagi pelanggan atau tidak.
·         Menghitung berapa banyak inovasi yang diimplementasikan di perusahaan
·         Melihat tingkat pembelian saham diperusahaan setelah adanya inovasi

Tidak ada komentar:

Posting Komentar