Jawaban/Pembahasan Kasus New Jersey Insurance Company : Sistem Pengendalian Manajemen

1.      Dalam cara bagaimanakah Somersby mengendalikan operasi dari seksi di divisinya? Dalam cara bagaimana manajemen puncak mengendalikan operasin dari divisi hukum?

Cara yang dilakukan Somersby dalam mengendalikan operasi dari seksi divisinya adalah

• Dengan pembagian dan pembatasan tugas yang jelas pada setiap divisinya

• Somersby memberi instuksi kepada setiap divisi menerapkan operasional dan pengendalian yang berbeda antara pinjama individual dan pinjaman perusahaan. Karena pinjaman perusahaan lebih besar dari pada pinjaman individual sehingga hal-hal yang harus dinilai dan diperhatikan oleh setiap divisi harus lebih mendetail

Manajemen puncak mengendalikan operasi dari divisi hukum dengan cara:

• Divisi hukum harusnya memiliki satu bagian saja agar tidak terpecah. Seharusnya perusahaan merekrut pegawai untuk divisi hukum adalah orang-orang yang kompeten dan harus lulusan dari sekolah hukum sehingga perusahaan tidak terlalu bergantung pada pengacara dari luar perusahaan. Karena jika perusahaan terlalu bergantung pada pengacara luar, maka kemungkinan besar informasi perusahaan akan bocorv pada pihak lain. Karena kurangnya loyalitas pengecara luar pada perusahaan New Jersey.

• Pinjaman yang diberikan oleh perusahaan harusnya diklasifikasikan berdasarkan lokasi geografis dan dibedakan pinjaman individual dan pinjaman perusahaan. Karena untuk mempermudah pembagian jenis transaksinya.

2.      Apakah ada cara lain yang mungkin dilakukan untuk meningkatkan pengendalian? 

Kelompok kami merekemondasikan beberapa pengendalian baru bagi perusahaan ini, antara lain:

• Perusahaan New Jersey telah mengarahkan setiap divisi/departemen didalam perusahaannya, untuk setiap tahunnya membuat perencanaan anggaran. Tahapan pembuatan anggaran pun juga melibat setiap pihak yang terdapat dalam divisi tersebut. Akan tetapi dalam proses pembuatan rencana anggaran, setiap divisinya tidak melakukan koordinasi dengan divisi lainnya yang terkait. Seperti pada divisi hukum, bagian pinjaman individual. Kepala bagian pinjaman individual dalam pembuatan rencana anggaran tahunan akan berkaitan dengan divisi investasi, akan tetapi dalam proses pembuatan rencana anggarannya tidak ada koordinasi dengan pihak divisi investasi tersebut, bagian ini membuat anggaran yang berhubungan dengan divisi investasi hanya berdasarkan prediksi mereka . Kami merekomendasikan harusnya dalam proses pembuatan rencana anggaran, terutama pada divisi dan bagian yang anggarannya akan berkatian dengan divisi lain. Harusnya terdapat koordinasi antar divisi tersebut dalam pembuatan anggarannya. Hal ini kami merekmendasikan, agar pembuatan anggaranya lebih tepat dan revisi atas anggaran yang dibuat tersebut kedepannya dapat diminimalisir

• Perusahaan New Jersey membuat anggaran dalam bentuk tahunan. Harusnya perusahaan juga membuat anggaran yang sifatnya bisa bulanan/3 bulanan. Rekomendasi ini kami berikan guna perusahaan lebih efektif lagi dalam melakukan pengendalian di tingkat perusahaan maupun divisi

3.      Sebagai Montgomery, komentar apa yang akan anda buat dan pertanyaan apa yang akan anda ajukan pada Somersby mengenai kinerja dari dua divisi hukum selama enam bulan pertama pada tahun 1987?

Berdasarkan dari laporan anggaran enam bulan pertama tahun 1987 untuk bagian Pinjaman Individual

• Kami melihat bahwa pembuat anggaran perusahaan ini terutama pada divisi hukum dalam melakukan prediksi biaya masih kurang baik. Hal ini dapat dilihat hampir disetiap komponen biaya yang dikeluarkan mengalami kenaikan dari dari anggaran yang dibuat diawal. Komponen biaya yang cukup signifikan naik dapat dilihat pada biaya lembur dan biaya atas gaji professional.

• Melihat tingginya kenaikan atas gaji lembur, kami merekomendasikan agar perusahaan lebih baik melakukan rekrut pegawai tambahan. Dengan memaksakan pegawai yang ada untuk selalu lembur, hal ini akan berdampak pada kinerja dari karyawan tersebut. Ketika kinerja karyawan tersebut mengalami penurunan karena kelelahan dan lain sebagainya tentunya hal ini akan berdampak pada perusahaan.

• Pembuat rancangan anggaran masih kurang baik dalam meramalkan beberapa biaya yang mungkin dapat terjadi. Tidak adanya anggaran tak terduga. Hal ini dapat dilihat pada komponen pinjaman karyawan. Jika perusahaan memang membuat kebijakan untuk memberikan pinjaman, harusnya telah dibuat rancangan anggaran prediksi atas pinjaman yang akan diberikan pada karwayan, serta harus terdapat batas maksimal jumlah yang akan dipinjam setiap periodenya

• Mengenai gaji professional, diketahui perusahaan cukup sering menggunakan pengacara dari pihak eksternal. Pada laporan anggaran terakhir dapat dilihat bahwa biaya atas gaji professional mengalami peningkatan sampai 100% dari yang dianggarkan. Melihat kondisi ini kami berpendapat akan lebih baik jika perusahaan menambah karyawan tetap untuk posisi pengacara/ahli hukum.

Berdasarkan dari laporan anggaran enam bulan pertama tahun 1987 untuk bagian Pinjaman Perusahaan

• Kami melihat bahwa kinerja dari bagian ini sudah cukup baik, akan tetapi terdapat komponen biaya naik dari yang dianggarkan. Perlu ditingkatkan kembali dalam analisis pembuatan anggaranya dan lakukan koordinasi sebelum anggaran ini disetujui.